1. Objeto

 

El presente documento tiene como objetivo establecer una sistemática para la comunicación interna o externa (de cualquier parte interesada) de hechos que pudieran derivar en incumplimientos legislativos y/o prácticas contrarias a los principios establecidos en el Código Ético, Manual de Prevención del Delito y las políticas establecidas al respecto de Asociación Madrileña de Ayuda e Investigación del Trastorno Límite de Personalidad, y cualesquiera situaciones o hechos que requieran la atención del Comité de Compliance.

Asimismo en este documento se establece la gestión de tales comunicaciones, identificación de los hechos constitutivos de incumplimiento y el proceso de apertura de investigación de los hechos para tomar las medidas oportunas para proteger los intereses de AMAI TLP y asegurar el cumplimiento efectivo del citado Código.

 

2. Alcance

 

El alcance del Procedimiento de Comunicación y Gestión de Incumplimientos, abarca a la siguiente organización;

  • Organización: Asociación Madrileña de Ayuda e Investigación del Trastorno Límite de Personalidad- AMAI TLP.
  • CIF: G82921073
  • Domicilio: C/ Coslada, 7 Sótano Izda- CP. 28028 Madrid

La sede definida para la organización indicada estará sita en;

  • C/ Coslada, 7 Sótano Izda- CP. 28028 Madrid

La denominación AMAI TLP será utilizada en el presente procedimiento para referirse a la razón social arriba indicada. Este documento se basa en los principios informadores del sistema de gestión de riesgos para la prevención de delitos e infracciones y en el compromiso de ética y eficiencia organizativa:

  • Cualquier Asociado, Directivo, o empleado de AMAI TLP, así como los auditores externos y los clientes, con interés razonable podrá enviar consultas, denuncias o quejas al Gestor Ético de AMAI TLP a través del Canal de Comunicación establecido y descrito en el punto 4 del presente documento. El Gestor Ético filtrará todas las consultas, denuncias, o quejas recibidas de manera que se analicen de forma independiente y confidencial por parte del Comité de Compliance. Asimismo, se garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados, informando tan sólo a las personas estrictamente necesarias en el proceso. Todos aquellos incumplimientos derivados del Sistema de Gestión de Calidad, serán comunicados al Gestor Ético, con el objetivo de que sean gestionados y tratados como No Conformidades y/o Acciones Correctivas del sistema.

 

3. Responsabilidades

 

El Gestor Ético es el órgano al que todas las partes con interés legítimo deben dirigirse para comunicar cualquier posible incumplimiento del Código Ético, tanto si les afectan personalmente como si afectan a terceros. AMAI TLP preservará la confidencialidad y objetividad de cada caso, siendo siempre la responsabilidad de análisis y cualquier toma de decisión del Comité de Compliance. El Comité de Compliance está compuesto por la totalidad de los miembros del equipo Directivo de la organización y es el responsable de supervisar la actividad del Gestor Ético, así como abrir investigación y tomar decisiones en cada caso, según lo descrito en presente procedimiento

 

4. Desarrollo

 

Comunicación de actuaciones irregulares.

Identificación del hecho

La persona que tenga conocimiento de la existencia de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las normas establecidas, o tenga duda de si un hecho puede llegar a constituir incumplimiento y o delito, deberá reportarla inmediatamente. El Canal de Comunicación es el principal medio a través del cual se efectuarán las comunicaciones (ya sean incidencias o irregularidades), aunque podrán ser transmitidas a través del Buzón Ético (descrito en el siguiente punto 4.1.2.). A los efectos de este procedimiento se considera incidencia cualquier actuación que genere dudas en la aplicación o interpretación del código, manual y políticas establecidas. Mientras que una irregularidad es cualquier actuación manifiestamente contraria a los principios de actuación y valores que en el código, manual y normas se encuentran establecidos.

Comunicación del hecho irregular – Buzón ético

La persona que tenga conocimiento de una irregularidad deberá comunicarlo al Gestor Ético a través del BUZÓN ÉTICO, que contará con la modalidad de comunicación mediante correo electrónico subcontratado al supervisor ético (E-MOMENTUN CALIDAD EMPRESARIAL, S.L.) y a su cuenta info@e-momentun.com. El destinatario tiene las funciones y obligaciones de mantener la máxima confidencialidad de toda información recibida a través de esta Gerencia, definir el alcance de la irregularidad y dar una primera respuesta al comunicante. Por lo tanto, la modalidad de BUZÓN ÉTICO será;

  • BUZÓN ÉTICO DE CORREO ELECTRÓNICO- info@e-momentun.com

 

5. Recepción y análisis de las comunicaciones

 

Las comunicaciones de hechos irregulares deben realizarse siempre bajo criterios de veracidad, claridad y de forma completa, no debiendo ser utilizado nunca para alcanzar objetivos distintos de los establecidos en el Código Ético, Manual, Políticas y Procedimientos de AMAI TLP. Este contacto se realizará mediante un canal seguro que salvaguarde la confidencialidad de la información.

Para que la irregularidad pueda gestionarse por parte del Gestor Ético deberá contener la información mínima siguiente:

  • Descripción clara y detallada de los hechos. De esta forma se facilita al receptor la identificación de la conducta potencialmente impropia (actuaciones, fechas aproximadas de ocurrencia, medios utilizados, etc.).
  • Departamentos y personas implicadas. Es decir, todo aquel que se vea involucrado en los hechos, ya sea como parte activa o receptora del hecho irregular, incluyendo la identificación de la persona que comunica el hecho. Ello con el único propósito de tener la posibilidad de contactar con los afectados en caso de que sea necesario para obtener toda la información necesaria para el adecuado análisis y gestión de la comunicación.
  • Posibles impactos de relevancia para AMAI TLP (Afecta a cliente, a AMAI TLP: económicamente, ambiente de trabajo, productividad o a la imagen corporativa)

En caso de no disponer de información suficiente para su clasificación, el Gestor Ético podrá contactar con el comunicante, garantizando la confidencialidad durante todo el proceso, para solicitar más información que permita gestionar adecuadamente. Si el comunicante no colabora en la ampliación de información, la comunicación quedará desestimada siendo informada la persona que inició tal comunicación.

Recepción, Filtro y Comunicación del Gestor Ético

Una vez recibidas las comunicaciones y la información necesaria (cuando proceda) el Gestor Ético realizará un análisis preliminar para verificar su veracidad, claridad y relevancia de los hechos comunicados. Posteriormente informará al Comité de Compliance de aquellos hechos que se definan en el análisis preliminar como:

  • Incumplimiento interno, normativo o legislativo. Plazo de comunicación: 5 días hábiles desde la recepción completa de la comunicación (en caso de solicitud de ampliación de información, computará desde que se recibe toda la información solicitada).
  • Incumplimiento interno, normativo o legislativo dudoso. Plazo de comunicación 10 días hábiles desde la recepción completa de la comunicación (en caso de solicitud de ampliación de información, computará desde que se recibe toda la información solicitada).

Si como resultado del análisis preliminar el Gestor Ético considera que no existe incumplimiento normativo, informará al comunicante de la desestimación de los hechos. El Gestor Ético realizará una comunicación semestral de las comunicaciones gestionadas (recibidas, filtradas, desestimadas y en trámite).

Análisis y apertura de investigación del Comité de Compliance

El Comité de Compliance, una vez haya obtenido toda la información relevante sobre una conducta irregular por parte del comunicante, si considera que concurren indicios razonables de la existencia de una acción u omisión contraria al Código, manual, procedimientos y políticas de AMAI TLP, abrirá un proceso de investigación. En caso contrario, desestimará la comunicación, archivando el caso y comunicándolo al informante con las razones de la desestimación. Para poder iniciar el proceso de investigación, el Comité acordará las diferentes medidas a aplicar durante el mismo:

                 a) Nombrar un responsable del expediente investigador que se encargue de:
    1. Redactar el informe de investigación.
    2. Establecer los procesos para llevar a cabo la investigación de cada caso que permitan:
      1. La preservación de las pruebas.
      2. El respeto a los derechos de los trabajadores.

Estos procesos pueden incluir entrevistas personales con la fuente para recabar mayor información; entrevistas personales con los departamentos y/o las personas implicadas en la conducta irregular comunicada; análisis de datos u obtención de información de fuentes externas; petición de pruebas periciales a profesionales internos o externos a AMAI TLP, u otras.

                   b)  Establecer qué departamento/s o área/s deben estar informados de la investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de:
    1. El nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas.
    2. La necesidad de involucrar a otros departamentos para la obtención de datos de contraste (informacióneconómica, acceso a bases de datos, datos de servidores o correo electrónico,…).
      c)  Periodicidad de informar al Comité, acerca de la Investigación realizada.

Una vez completada la investigación el responsable presentará el informe de investigación con las principales conclusiones que se enviará al Comité de Compliance para que tome las medidas necesarias. En base a este informe, el Comité tomará las medidas que considere oportunas, conforme a lo descrito en el Código y Manual:

  • Ampliación de las investigaciones,
  • Archivo de expediente por insuficiencia de pruebas o ser los hechos irrelevantes o
  • Declaración de incumplimiento del Sistema de Gestión de Compliance, con la aplicación de las sanciones establecidas y/o medidas adicionales, atendiendo a la reincidencia, daños o perjuicios causados, circunstancias generadas e incluso poner a disposición de la administración competente las irregularidades identificadas.

El Comité de Compliance garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.

PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO

El Comité de Compliance velará para que no se produzca ningún tipo de represalia sobre las personas que hubiesen planteado de buena fe sus comunicaciones. Si se confirmase que dichas personas han sido objeto de represalias, los autores de las mismas serán objeto de investigación y, en su caso, de sanción. Igualmente, el Comité de Compliance y el Gestor Ético garantizarán en todos los casos la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las comunicaciones recibidas, a los efectos de proteger la identidad de los denunciados y su reputación en el seno de la Asociación, informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso. El Uso del Canal de Comunicación y la información de carácter personal facilitada para la comprobación de los hechos supone para AMAI TLP la obligación de asegurar la confidencialidad de los datos facilitados. Por ello los datos serán incluidos en un fichero de datos titularidad de AMAI TLP conforme a lo descrito en el Documento de Seguridad de las diferentes Compañías englobadas, garantizando su seguridad, integridad, no alteración, no tratamiento ni acceso no autorizado de los datos facilitados. AMAI TLP conservará los datos de carácter personal necesarios para las investigaciones durante todo el proceso hasta su finalización, siempre y cuando de su tratamiento no se deriven procedimientos administrativos o judiciales en los que la compañía se vea involucrada. Una vez finalizado el proceso (ya sea interno o administrativo y/o judicial), los usuarios del Canal de Comunicación podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación a sus datos personales por escrito al domicilio social de AMAI TLP, acreditando su identidad mediante documento acreditativo (DNI, NIE o pasaporte en vigor).

6. Referencias

 

  • Código Ético
  • Manual de Prevención del Delito